Fatture pagate o insoluti?
1. Gestione insoluti e recupero crediti con il CRM
Nella vita quotidiana, un agente si trova spesso a dover verificare la situazione contabile del cliente, sia per monitorare il pagamento delle fatture già emesse che per gestire eventuali insoluti, prima di effettuare una nuova visita o proporre nuovi prodotti. Tenere sotto controllo lo stato dei crediti e degli insoluti è quindi fondamentale per le aziende.
Secondo i dati dell’Osservatorio sui pagamenti di Cerved 2023, nelle imprese italiane, dopo la discesa registrata nel 2021 e 2022, tornano a crescere i mancati pagamenti (+0,3%), i ritardi (+0,2 giorni) e si dilatano i termini concordati in fattura (+1,4 giorni).
Nelle PMI quanto spesso capita che il commerciale o l’agente contatti e fissi un appuntamento con un cliente del suo portafoglio senza conoscere lo stato dei suoi pagamenti.
È frequente che l’agente debba contattare l’amministrazione per chiedere: qual è lo stato del pagamento del Sig. Rossi?
Per gestire il recupero dei crediti in azienda, è essenziale rispondere alla domanda: il Sig. Rossi ha pagato?
- Sì, ha pagato. Tutto a posto.
Il cliente ha pagato, e si può procedere con l'invio di una nuova offerta o fissare un nuovo appuntamento presso la sua sede. - Non ha ancora pagato. Ritardo nel pagamento di 1 giorno.
Se il ritardo è minimo, si aspetterà qualche giorno prima di verificare nuovamente lo stato del pagamento, per poi agire come al punto 1. - Sollecito già inviato ma non ha ancora pagato. Forte ritardo nei pagamenti.
Se il cliente non paga da settimane o mesi, si valuterà con la direzione commerciale come procedere, pianificando una comunicazione proattiva.
2. La soluzione per il controllo degli insoluti e il monitoraggio delle fatture
Un CRM adeguatamente personalizzato consente di tenere sotto controllo i crediti e gli insoluti dei clienti, pianificando al contempo un flusso di comunicazione efficace. Questo sistema aumenta l'interattività con il cliente e può essere adattato allo stile aziendale.
Fondamentale l'integrazione con i sistemi già presenti in azienda.
3. Controllo degli insoluti grazie al CRM con BI Integrata
Opportunity® CRM con BI integrata permette di monitorare gli insoluti direttamente dalla scheda cliente, senza coinvolgere il team amministrativo. Le informazioni necessarie sono già disponibili, semplificando il lavoro del team di vendita e riducendo i tempi di ricerca dei dati.
Accedendo alla scheda cliente con pochi click, è possibile avere una panoramica completa dello stato dei pagamenti, integrando dati e risposte in un unico sistema CRM evoluto.
4. Miglioramento della gestione contabile
Un CRM evoluto, con la funzionalità scadenzario clienti e fornitori, permette di
- monitorare quotidianamente lo stato delle fatture
- controllare i crediti
- gestire i ritardi e impostare solleciti di pagamento automatici
Questo consente di ottimizzare la gestione contabile e migliorare la comunicazione con il cliente.
5. Come comunicare in modo efficace un insoluto
Comunicare in modo efficace in situazioni delicate è essenziale per recuperare il credito e mantenere una relazione positiva con il cliente.
Di seguito, 5 consigli per una comunicazione di qualità:
- Educazione e gentilezza: Mantenere un approccio cortese nei solleciti.
- Immediatezza: Spiegare chiaramente la natura del problema.
- Esaustività: Fornire tutte le informazioni necessarie, inclusi link per approfondimenti.
- Chiarezza: Evitare tecnicismi, spiegando in modo semplice cosa fare.
- Puntualità: Ricordare le scadenze con anticipo e impostare reminder periodici.
Alert e messaggi automatici possono essere gestiti direttamente dal CRM, garantendo efficienza e migliorando le opportunità di vendita.
6. Conclusione
In conclusione, l'utilizzo di una piattaforma CRM offre numerosi vantaggi per la gestione delle relazioni con i clienti e il controllo dello stato dei crediti.
La possibilità di monitorare in tempo reale le fatture, gli insoluti e i pagamenti, direttamente dalla scheda cliente, consente di risparmiare tempo e di evitare errori, migliorando l'efficienza operativa del team commerciale. Grazie all'integrazione con i sistemi aziendali esistenti e alla Business Intelligence (BI) integrata, il CRM permette una visione completa e immediata della situazione finanziaria di ogni cliente, facilitando decisioni informate e tempestive.
Inoltre, un CRM ben configurato migliora la qualità della comunicazione con i clienti, soprattutto in situazioni delicate come i solleciti di pagamento.
Con funzioni come gli alert e i messaggi automatici, è possibile mantenere un dialogo costante e cortese, riducendo il rischio di fraintendimenti e migliorando la gestione del credito.
L'ottimizzazione della gestione contabile e il miglioramento delle interazioni con i clienti non solo favoriscono la solidità finanziaria dell'azienda, ma rafforzano anche le relazioni di lungo termine, aprendo nuove opportunità di business.