I costi di un CRM: come calcolare i costi reali

1. I costi per l’acquisto di un CRM
2. Le 4 voci di costo di un CRM
3. Le altre voci di spesa nascoste
4. Il tempo è denaro. I costi relativi al tempo impiegato per scegliere il giusto software
5. Dove si nascondono gli altri costi aggiuntivi
6. Personalizzazione della piattaforma CRM
7. La zona grigia delle implementazioni: scopri perché
8. Il processo di Smart Setup di Opportunity® CRM
9. Le cause di fallimento di un progetto CRM
10. Le 4 cose che servono per il tuo progetto CRM

Il CRM (Customer Relationship Management) è lo strumento indispensabile per le aziende che vogliono migliorare il rapporto con i clienti e aumentare la propria efficienza.

Il costo di un CRM è un fattore importante da considerare prima di acquistare una piattaforma software.

Esistono dei costi nascosti che possono influire sul prezzo finale di un CRM.

Scoprire quali sono questi costi aiuta ad evitare sorprese in fattura.

Le voci di costo per l’acquisto di un CRM si dividono in 4 categorie:

1. i costi crm di sottoscrizione
2. i costi crm per il servizio
3. i costi crm per utente
4. i costi crm di set-up

1. Il costo di sottoscrizione è il prezzo che si paga per avere accesso al sistema.

Si può scegliere tra:

• il CRM in cloud, un sistema online, che richiede il pagamento di una fee di sottoscrizione per avere la licenza di utilizzo per la propria azienda
• Il CRM on premise, un sistema proprietario che rimane sui propri server

La manutenzione, gli aggiornamenti e il funzionamento sono sotto la propria responsabilità.

2. Il costo del servizio dipende dal:

• livello di servizio scelto
• mole di dati da gestire
• funzionalità aggiuntive richieste

3. Il costo per utente è il costo di ogni utente che accede al sistema. Il prezzo varia in base al livello di servizio scelto e alle funzionalità richieste.
4. Infine, i costi di implementazione sono i costi per l'installazione e la configurazione del CRM, che possono variare da 1.500 euro a 5.000 euro.

I costi nascosti di un CRM sono quelli che possono emergere successivamente all'acquisto e che non sono esplicitati dal venditore.

Questi costi possono essere suddivisi in due categorie:

• il tempo impegnato nel progetto
• i costi non previsti

Il tempo impegnato nel progetto è il tempo che l'azienda dovrà dedicare alla gestione del CRM, alla formazione degli utentie alla personalizzazione del software.

Questo tempo può incidere sui costi effettivi del CRM e sulla produttività dell'azienda.

Inoltre, sono da considerare i costi nascosti relativi al tempo impiegato dalle aziende nella scelta del software. Questo è un costo interno all'azienda che può essere ridotto al minimo affidandosi a un fornitore che offra un approccio consulenziale per:

• digitalizzazione dei processi
• scelta delle funzionalità del software

La ricerca dei potenziali CRM, la pulizia e migrazione dei dati sono le fasi in cui si impiega maggiormente il tempo.

Quali sono gli altri costi aggiuntivi da sommare a tutti i precedenti costi?

1. La ricerca dei potenziali CRM richiede tempo;

I costi nascosti relativi al tempo impiegato dalle aziende per scegliere il software adatto alle proprie  esigenze;

2. La pulizia dei dati da migrare e la migrazione dei dati all’interno del CRM;

Verifica delle fonti dei dati presenti in azienda, pulizia e migrazione dei dati sono aree di intervento vulnerabili che richiedono tempo e attenzione per far sì che avvenga correttamente con i dati aggiornati necessari al business;

3. Il processo di customizzazione può richiedere molto tempo e può essere meglio affidarsi ad esperti per definire i processi e affrontare le tappe necessarie.

Per minimizzare questi costi, è consigliabile affidarsi ad un fornitore esperto e professionale che offra consulenza sia per la digitalizzazione dei processi che per scelta delle funzionalità necessarie al business.

Una volta scelto il CRM e il piano più adatti alle tue esigenze, è il momento di personalizzare il software. Ci potranno essere costi aggiuntivi per servizi di implementazione extra, come:

• creazione di dashboard personalizzate
• workflow automatici
• template personalizzati
• interfacce
• servizi di consulenza
• importazione ed esportazione dei dati
• integrazioni con ERP, altri sistemi e app per utenti mobili (nel caso in cui il CRM non sia basato sul web).                                                      È importante chiedere sempre i dettagli dei costi per ciascuna area di implementazione, poiché in alcuni casi i costi non sono esplicitati fin da subito.

I costi delle implementazioni possono rappresentare una zona grigia che alcuni CRM non esplicitano fin dall'inizio.

Il consiglio è sempre quello di richiedere informazioni dettagliate sui costi per ciascuna area di implementazione nei primi incontri, prima che venga formulata l’offerta.

Il processo di Smart Setup offre la garanzia di ricevere:

1. Il giusto ascolto delle necessità aziendali
2. L’affiancamento ai collaboratori per conoscere i processi aziendali
3. Consulenza e supporto per la ri-organizzazione dei processi secondo le best practice
4. La creazione di una soluzione personalizzata per il proprio settore e mercato
5. L’integrazione del nuovo CRM agli applicativi presenti in azienda, senza cambiare gli applicativi già presenti.
6. Aggregazione dei dati provenienti da più fonti aziendali in un unico spazio

In generale, elenchiamo quattro motivi principali per cui l'implementazione del CRM potrebbe non andare a buon fine:

• l'extra budget;
• il mancato rispetto dei termini predefiniti;
• le aspettative del cliente non soddisfatte;
• il numero esiguo di utenti.

Per evitare di far fallire il tuo progetto di CRM, è importante mantenere le aspettative e il budget in linea con il progetto.

Scegliere un CRM per la tua azienda richiede almeno quattro elementi:

1. tempo
2. denaro
3. analisi
4. impegno

Con questi 4 aspetti da tenere bene a mente, puoi finalmente tarare le tue aspettative sullo strumento giusto e avere a disposizione un CRM che saprà aiutarti a migliorare la relazione con il tuo cliente.